企業不祥事防止の一助としての内部通報制度
近年、企業内の不祥事が企業にダメージを与える事例が増えるなか、企業内部の不正を早期に発見・是正するための取り組みとして、内部通報制度の導入を検討されている企業が増えているようです。
２００６年４月に公益通報者保護法が施行され、２０１６年１２月には消費者庁が新たに「公益通報者保護法を踏まえた内部通報制度の整備・運用に関する民間事業者向けガイドライン」を公表するなど、国も、内部通報制度の導入を促しています。
内部通報制度を実効性のあるものにするためには、従業員が心理的に通報しやすくするとともに、通報窓口が社内の事情に左右されない中立公正な対応が可能である必要があります。
通報窓口を社内に設置した場合は、従業員が通報をためらったり、社内の様々な事情によって通報内容が適切に取り扱われないままとなってしまうおそれがありますので、社内窓口だけでなく、社外にも通報窓口も設置するのが効果的です。
もっとも、従業員数や事業規模がそれほど大きくない中小企業にとっては、大がかりな制度を導入する負担は大きいため、内部通報制度の導入に踏み切れなかったり、社内窓口の設置にとどまっていたりする例も多いようです。
当事務所では、内部通報制度の導入についてのご相談・ご助言や、中小企業における社外通報窓口業務の受託も行っており、各企業のご事情に応じた制度設計を提案いたします。
内部通報制度の導入
内部通報制度の導入にあたっては、窓口をどのように設置するのか（社外窓口も設置するのか、社内の窓口をどのように設置するか）、通報の方法をどうするのか（面談、電話、メール又は文書によることが一般的ですが、事情に応じてメールのみ、面談のみ、などとすることもあり得ます。）、公益通報者保護法が定める通報対象事実（犯罪行為や行政処分の対象となる行為）のみを対象とするのか、それとも広く問題行為を通報することができる制度とするのか、匿名による通報を可能とするのか、通報があった場合のその後の対応をどうするのか、通報者への対応をどのようにするのか、など、詳細をあらかじめ定めておくことが有用です。
内部通報制度は、会社・企業のみならず、病院・医療・福祉関係や非営利の法人・施設・組織等においても、不祥事防止のために有効であると思われます。
弁護士に相談することにより、各企業のご事情に応じて、より実効性のある制度となるよう制度設計を検討することができます。
社外通報窓口業務委託のイメージ
当事務所を社外通報窓口とすることも可能です。
この場合は、社外通報窓口業務に関する契約を締結した後、従業員の皆様に当事務所を社外通報窓口としている旨を周知していただきます。
従業員から通知があった場合の対応方法は個別に制度設計することが可能ですが、一般的には、以下のようなイメージとなります。
通報があった場合は、弁護士からその旨を会社に通知し（通報者が秘匿を希望する情報は通知しません）、会社と弁護士とで調査の必要性について検討を行います。通報者に対しては、通報を受理した旨を通知するとともに、必要に応じて質問をすることもあります。
検討の結果、調査が必要と認められる場合は、会社において調査（事情聴取、文書・データ等の精査など）を行うこととなります。事案によっては、弁護士に調査を依頼することも可能です。
調査の結果、問題が見つかった場合には、是正措置を実施します。事案の内容によっては、不正行為に関与した者に対する処分を検討・実施します。通報者に対しては、調査の結果、是正措置・処分を実施した場合はその旨等を通知します。
内部通報制度の導入や、当事務所への社外通報窓口業務の委託についてご検討されている企業・団体等の方は、当事務所までご相談ください。
初回相談（30分）は無料です。まずはご相談ください。
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